[PMP Study - Day 20]조달(Procurement) & 이해관계자(Stakeholder) 관리

안녕하세요! 당신의 PMP 튜터입니다.

벌써 Day 20 (3주차 마무리)입니다! 지난 며칠간 스코프, 일정, 원가, 품질, 리스크까지 프로젝트의 핵심 뼈대와 안전장치를 모두 공부하셨습니다. 정말 대단한 꾸준함입니다. 👏

 

오늘은 프로젝트 외부에서 자원을 가져오는 '조달(Procurement)'과 프로젝트 성공의 열쇠인 '이해관계자(Stakeholder)' 관리를 정리하며 3주차를 마무리하겠습니다.

 

특히 조달 영역의 '계약 유형(Contract Types)'은 시험에 무조건 나오는 계산/상황 판단 문제의 밭입니다. 확실하게 정리해 드리겠습니다.

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Part 1. 조달 관리 (Procurement Management)

프로젝트 팀 내부에서 해결할 수 없을 때, 외부에서 물건이나 서비스를 사오는 과정입니다.

1. 제작 vs 구매 분석 (Make-or-Buy Analysis)

가장 먼저 "우리가 직접 만들까, 아니면 밖에서 사올까?"를 결정해야 합니다.

• 구매(Buy) 유리: 기술 부족, 일회성 필요, 리스크 전가 필요, 보안상 비핵심 업무.
• 제작(Make) 유리: 핵심 기술 보호, 유휴 인력 활용, 통제 필요.
• 간단 계산: (제작 비용)과 (구매 비용)이 같아지는 지점(BEP)을 찾는 문제가 가끔 나옵니다.

2. 계약 유형 (Contract Types) ★★★시험 필수

리스크를 누가(발주자 vs 공급자) 더 많이 지느냐에 따라 나뉩니다.

① 고정가 계약 (Fixed Price, FP)

• 특징: 처음에 정한 금액으로 끝까지 갑니다. (예: "이거 만드는데 1억 줄게")
• 리스크: **공급자(Seller)**가 집니다. (재료비가 폭등해도 공급자는 1억에 해줘야 함)
• 유형:
  • FFP (Firm Fixed Price): 완전 고정. 가장 일반적.
  • FPIF (Fixed Price Incentive Fee): 목표 달성 시 인센티브 제공. (단, **상한선(Ceiling Price)**이 있어 구매자 보호)
  • FPEPA (Economic Price Adjustment): 기간이 길 때 물가 상승률 반영.

② 원가 보상 계약 (Cost Reimbursable, CR)

• 특징: 들어간 **실비(Cost)**를 다 주고, **이익(Fee)**을 얹어줍니다. (예: "영수증 가져오면 다 줄게 + 수고비 10%")
• 리스크: **구매자(Buyer)**가 집니다. (공급자가 돈을 펑펑 써도 줘야 함)
• 사용: 범위가 불명확하거나, 기술적 난이도가 높을 때 사용합니다.
• 유형:
  • CPFF (Cost Plus Fixed Fee): 실비 + 고정 수수료.
  • CPIF (Cost Plus Incentive Fee): 실비 + 성과에 따른 인센티브. (원가 절감 시 이익 공유)
  • CPPC (Cost Plus Percentage of Cost): 실비 + 실비의 % 수수료. (구매자에게 최악, 사용 안 함)

③ 시간 및 자재 계약 (Time and Material, T&M)

• 특징: FP와 CR의 하이브리드 방식입니다. (예: "전문가 1명당 시간당 10만원")
• 사용: 범위가 명확하지 않고, 단순 인력 지원이나 단기 프로젝트일 때 적합합니다.
• 필수: **상한선(Not-To-Exceed limit)**을 설정해야 예산 초과를 막을 수 있습니다.

3. 조달 프로세스 핵심

1. 입찰 설명회 (Bidder Conference): 모든 잠재적 공급자에게 동등한 정보를 제공하여 공정성을 확보하는 미팅입니다. (특정 업체에만 정보를 주면 안 됨)
2. 클레임 관리 (Claims Administration): 계약 분쟁 발생 시 협상(Negotiation) → ADR(대안적 분쟁 해결, 중재/조정) → 소송(Litigation) 순서로 해결합니다. (소송은 최후의 수단)

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Part 2. 이해관계자 관리 (Stakeholder Management)

이해관계자는 "프로젝트에 영향을 주거나, 영향을 받는 모든 사람/조직"입니다. 적이 될 수도, 아군이 될 수도 있습니다.

1. 이해관계자 식별 (Identify Stakeholders)

• 언제? 프로젝트 시작부터 끝까지 지속적으로 수행합니다. (한 번 하고 끝 아님)
• 산출물: 이해관계자 등록부 (Stakeholder Register) - 이름, 직책, 기대사항, 영향력 등을 기록.

2. 이해관계자 분석 (Power/Interest Grid) ★암기

그들의 **권한(Power)**과 **관심도(Interest)**에 따라 다르게 대우해야 합니다.

• 권한 높음 + 관심 높음: 밀착 관리 (Manage Closely)
  • 가장 중요한 VIP. 매일 보고하고 만족시켜야 함.
• 권한 높음 + 관심 낮음: 만족 유지 (Keep Satisfied)
  • 평소엔 조용하다가 문제 터지면 큰 힘 발휘(예: 규제 기관). 요구사항을 들어줘서 불만이 없게 해야 함.
• 권한 낮음 + 관심 높음: 정보 제공 (Keep Informed)
  • 도움은 안 되지만 방해는 가능. 정보를 줘서 안심시킴.
• 권한 낮음 + 관심 낮음: 감시 (Monitor)
  • 최소한의 노력으로 지켜봄.

3. 이해관계자 참여 계획 vs 참여 관리

• 참여 계획 (Plan Engagement): "현재는 저항적인데, 어떻게 지지자로 만들까?" 전략을 짭니다. (현재 상태 vs 목표 상태 비교)
• 참여 관리 (Manage Engagement): 실제 대화하고, 이슈를 해결해주고, 기대치를 관리하는 실행 단계입니다.

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✍️ Day 20 실전 모의고사 (10문제)

Q1. 프로젝트 초기로 범위(Scope)가 명확하게 정의되지 않았습니다. 외부 전문가의 지원이 필요하지만 작업이 얼마나 걸릴지 알 수 없는 상황입니다. 구매자(Buyer) 입장에서 리스크를 줄이면서도 유연하게 계약하려면 어떤 유형이 가장 적절합니까?

A. 확정 고정가 (FFP)

B. 시간 및 자재 (T&M)

C. 원가 가산 고정 수수료 (CPFF)

D. 총액 턴키 (Lump Sum)

 

Q2. 당신은 소프트웨어 개발 프로젝트의 PM입니다. 공급업체와 '고정가 가산 인센티브(FPIF)' 계약을 맺었습니다. 프로젝트 도중 공급업체의 원가가 예상보다 훨씬 많이 발생하여, 계약상의 '상한 가격(Ceiling Price)'을 초과하게 되었습니다. 초과된 비용은 누가 부담합니까?

A. 구매자(Buyer)

B. 공급자(Seller)

C. 구매자와 공급자가 50:50으로 분담

D. 프로젝트 관리 예비비에서 충당

 

Q3. 이해관계자 분석 결과, A라는 이해관계자는 프로젝트에 대한 '권한(Power)'은 매우 높지만, 프로젝트 결과물 자체에는 별로 '관심(Interest)'이 없는 것으로 파악되었습니다. (예: 인사팀장, 감사실 등). 이들을 관리하는 올바른 전략은 무엇입니까?

A. 밀착 관리 (Manage Closely)

B. 정보 제공 (Keep Informed)

C. 만족 유지 (Keep Satisfied)

D. 감시 (Monitor)

 

Q4. 프로젝트 조달 관리 중, 입찰 설명회(Bidder Conference)를 개최하는 주된 목적은 무엇입니까?

A. 가장 저렴한 공급자를 현장에서 바로 선정하기 위해

B. 모든 잠재적 공급자에게 동등하고 명확한 정보를 제공하여 공정성을 보장하기 위해

C. 공급업체들끼리 담합을 하도록 유도하기 위해

D. 구매자의 협상력을 높이기 위해 공급자들을 압박하려고

 

Q5. 프로젝트 진행 중 공급업체와 계약 내용 해석에 대한 의견 차이로 분쟁(Claim)이 발생했습니다. PM이 가장 먼저 취해야 할 조치는 무엇입니까?

A. 즉시 소송(Litigation)을 제기한다.

B. 계약을 해지하고 다른 업체를 찾는다.

C. 협상(Negotiation)을 통해 당사자 간에 원만히 해결하려고 시도한다.

D. 중재(Arbitration)를 신청한다.

 

Q6. 이해관계자 등록부(Stakeholder Register)는 언제 처음 작성되고 언제 업데이트됩니까?

A. 착수 단계에서 작성되고, 변경되지 않는다.

B. 기획 단계에서 작성되고, 실행 단계에서만 업데이트된다.

C. 착수 단계에서 처음 작성되고, 프로젝트 전 기간에 걸쳐 필요할 때마다 업데이트된다.

D. 프로젝트 종료 단계에서 교훈을 정리할 때 작성된다.

 

Q7. 다음 중 '제작 vs 구매(Make-or-Buy) 분석' 결과, 외부 구매(Buy)를 선택할 가능성이 가장 높은 상황은 언제입니까?

A. 해당 업무가 프로젝트의 핵심 경쟁력이며 기밀 유지가 필수적일 때

B. 회사 내부에 유휴 인력이 많아 활용이 필요할 때

C. 해당 기술이 회사에 없으며, 프로젝트 기간 동안만 일시적으로 필요할 때

D. 품질에 대한 직접적인 통제가 강력하게 요구될 때

 

Q8. 현재 주요 이해관계자가 프로젝트 진행 방식에 불만을 품고 '저항적(Resistant)'인 태도를 보이고 있습니다. PM은 참여 관리 계획을 통해 이들을 최소한 어떤 상태로 변화시키는 것을 목표로 삼아야 합니까?

A. 주도적(Leading)

B. 지지적(Supportive)

C. 중립적(Neutral)

D. 무지(Unaware)

 

Q9. 구매자(Buyer) 입장에서 리스크가 가장 큰 계약 유형은 무엇입니까? (공급자가 원가를 부풀리거나 효율적으로 일하지 않을 위험이 있는 계약)

A. 확정 고정가 (FFP)

B. 원가 가산 고정 수수료 (CPFF)

C. 고정가 가산 인센티브 (FPIF)

D. 구매 주문서 (Purchase Order)

 

Q10. 조달 프로세스 중 '조달 통제(Control Procurements)' 단계에서 수행하는 활동이 아닌 것은?

A. 성과 검토 및 검사

B. 송장(Invoice) 승인 및 지불

C. 제작 vs 구매 분석 (Make-or-Buy Analysis)

D. 클레임 관리

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✅ 정답 및 해설

Q1. 정답: B (시간 및 자재, T&M)

• 해설: 범위가 불명확하고 인력/시간 단위로 투입이 필요할 때 적합하며, 상한선(Ceiling)을 두어 리스크를 관리할 수 있습니다.

Q2. 정답: B (공급자, Seller)

• 해설: FPIF 계약에서 상한 가격(Ceiling Price)을 초과하는 모든 비용은 공급자가 전적으로 부담합니다. 구매자는 상한선까지만 지불합니다.

Q3. 정답: C (만족 유지, Keep Satisfied)

• 해설: 권한이 높은 사람들은 불만이 생기면 프로젝트를 중단시킬 수 있으므로, 요구사항을 들어주어 만족 상태를 유지해야 합니다. (권한 높음, 관심 낮음)

Q4. 정답: B

• 해설: 조달에서 가장 중요한 윤리적 원칙 중 하나는 '공정성'입니다. 정보의 비대칭을 없애기 위해 모두 모아놓고 설명합니다.

Q5. 정답: C (협상)

• 해설: 모든 클레임 해결의 1단계는 당사자 간의 직접 협상(Negotiation)입니다. 소송은 최후의 수단입니다.

Q6. 정답: C

• 해설: 이해관계자는 프로젝트 착수 시 처음 식별되지만, 프로젝트 내내 새로운 사람이 나타나거나 관심도가 바뀔 수 있어 지속적으로 업데이트해야 합니다.

Q7. 정답: C

• 해설: 내가 못하거나(기술 부족), 잠깐만 필요하거나(일시적), 리스크를 떠넘기고 싶을 때 '구매'를 선택합니다.

Q8. 정답: C (중립적, Neutral)

• 해설: 저항자를 갑자기 지지자나 리더로 만들기는 어렵습니다. 프로젝트를 방해하지 않도록 일단 '중립' 상태로 만드는 것이 현실적인 1차 목표입니다.

Q9. 정답: B (원가 가산 고정 수수료, CPFF)

• 해설: 원가 보상(CR) 계약은 쓴 돈을 다 줘야 하므로 구매자 리스크가 큽니다. 반면 고정가(FP)는 공급자 리스크가 큽니다.

Q10. 정답: C (제작 vs 구매 분석)

• 해설: '제작 vs 구매 분석'은 조달을 '계획(Planning)'할 때 하는 활동입니다. 이미 계약한 후인 통제 단계가 아닙니다.